Содержание
Откуда берутся накладки
- Бронь только на дату мероприятия. А колонку забирают накануне и возвращают на следующий день после демонтажа. Реальная занятость длиннее.
- Комплект без состава. «Звук на 100 гостей» записан одной строкой. Какие именно колонки и микшер в нём, никто не знает, пока не начнут собирать.
- Мелочь вне учёта. Кабели, стойки, радиомикрофоны и батарейки не бронируются. На второй заказ их просто не хватает.
- Брони в мессенджерах. Менеджер ответил «свободно», не увидев, что коллега пообещал то же самое час назад.
- Техника вернулась неисправной. Её поставили в следующий заказ, не проверив.
Подробнее о природе двойных броней: двойные брони и как от них защититься.
Правило 1. Бронируйте весь цикл
Срок брони считается от погрузки на складе до возврата и проверки. Мероприятие в субботу вечером обычно означает выдачу в пятницу или в субботу утром и возврат в воскресенье. Если монтаж ваш, прибавьте время на дорогу и сборку.
| Этап | Когда | Занята ли техника |
|---|---|---|
| Подготовка и погрузка | Пятница вечером | Да |
| Монтаж и мероприятие | Суббота | Да |
| Демонтаж и дорога | Ночь на воскресенье | Да |
| Проверка на складе | Воскресенье | Да, пока не проверена |
Правило 2. Комплект из конкретных единиц
Комплект удобен в продаже: клиент выбирает «звук на банкет» и не разбирается в моделях. Но в учёте комплект должен раскрываться в список: две колонки, сабвуфер, микшер, два радиомикрофона, стойки, кабели. Тогда наличие проверяется по каждой позиции, и одна колонка не уйдёт в два комплекта.
Правило 3. Дорогое поштучно, мелочь количеством
| Что | Как учитывать | Почему |
|---|---|---|
| Колонки, микшеры, пульты, приборы света | Поштучно, по серийному номеру | Дорогие, у каждой своё состояние и история ремонтов |
| Радиосистемы | Поштучно | Частоты и комплекты передатчиков различаются |
| Кабели, стойки, струбцины | Количеством | Одинаковые, важен остаток на даты |
| Расходники | Вне брони, как расход | Батарейки и скотч не возвращаются |
Для количественных позиций смотрите остаток на конкретные даты с учётом всех пересекающихся заказов. Как это устроено для мебели и декора, мы разбирали в статье склад реквизита для мероприятий.
Правило 4. Проверка после возврата
Пересчёт
Сверка с актом выдачи: единицы по номерам, кабели и стойки количеством.
Включение
Каждый прибор и колонку включить. Проверить каналы микшера и радиомикрофоны.
Неисправное в ремонт
Сразу снять с выдачи до ремонта. Иначе вещь уедет на следующий заказ.
Удержание
Если повреждение по вине клиента, зафиксировать сумму и причину по договору.
Документы и залог
Заказчики оборудования для мероприятий часто компании и агентства. С ними заключают договор аренды, с частными лицами договор проката. Что должно быть в договоре и акте с серийными номерами, мы разобрали в статье договор аренды оборудования и акт. Шаблонов мы не даём. Залог считайте от стоимости замены комплекта. С постоянными компаниями вместо залога иногда договариваются об ответственности в договоре.
Как это устроено в ProkatDesk
- Защита от накладок. Бронь на занятые даты система не сохранит: для поштучных вещей проверяется каждый экземпляр, для количества остаток на даты. Проверка идёт при сохранении, поэтому два менеджера не возьмут одну колонку.
- Комплекты. Комплект собирается в каталоге один раз и добавляется в заказ целиком, наличие каждой позиции проверяется отдельно.
- Коды экземпляров. Заводской штрих-код или ваша наклейка. На возврате коды считываются сканером или камерой телефона, система собирает список и показывает, что ещё не вернули.
- Ремонт. Повреждённую единицу отмечаете на приёме, она уходит в обслуживание и не встанет в следующую бронь.
- Доставка. Адрес, окно, водитель и стоимость в заказе, список доставок на день.
- Отчёты. Загрузка и окупаемость каждой единицы: видно, какой прибор простаивает, а какого не хватает.
Время на подготовку после возврата отдельной настройкой не задаётся: включайте его в срок заказа или ставьте запись обслуживания. Печати договора и акта из заказа пока нет. Подробнее о нише: программа для проката на мероприятия. Если выбираете учётную систему, вот что должна уметь программа для проката. А если техника у вас пока простаивает и вы думаете, как начать её сдавать, читайте сдача оборудования в аренду.
Проверьте свой процесс
- Бронь покрывает погрузку, монтаж, демонтаж и проверку.
- Каждый комплект раскрывается в список конкретных позиций.
- Дорогая техника учитывается по серийным номерам.
- Кабели и стойки учитываются количеством с остатком на даты.
- Все брони ведутся в одном месте, без чатов менеджеров.
- Неисправное снимается с выдачи сразу при возврате.
На какой срок бронировать оборудование для мероприятия?
От погрузки на складе до возврата и проверки. Дата самого мероприятия почти всегда короче реальной занятости техники.
Как не обещать одну колонку двум заказчикам?
Вести все брони в одном месте и проверять пересечение по каждой единице при сохранении брони. Комплекты должны раскрываться в конкретные позиции.
Нужно ли учитывать кабели?
Да, количеством. Кабели и стойки чаще всего заканчиваются на втором параллельном заказе, потому что их никто не бронирует.
Какой залог брать за звуковое оборудование?
От стоимости замены комплекта. Правила удержания пропишите в договоре, а состояние при выдаче и возврате фиксируйте в акте с серийными номерами.
Что делать с техникой, которая вернулась неисправной?
Сразу снять с выдачи и отправить в ремонт. Если виноват клиент, зафиксировать удержание с суммой и причиной.
Что для этого есть в ProkatDesk
Разделы продукта, которые закрывают задачи из этого материала.
Календарь доступности и защита от двойных броней
Бронь на занятые даты система не сохранит, ни у вас, ни на витрине. Для поштучных вещей проверяется каждый экземпляр, для товаров с количеством остаток на даты. На шкале видно, что выдано, что забронировано и что в ремонте.
Коды экземпляров: возврат и поиск по сканеру
У каждого экземпляра свой код. На возврате вы считываете его сканером или камерой телефона, и система находит заказ, клиента и то, что ещё не вернули. Повреждённую вещь отмечаете тут же, и она уходит в ремонт.
Доставка и самовывоз в прокате
Половина заказов уезжает к клиенту. ProkatDesk держит адрес, окно доставки и курьера в самом заказе, а на каждый день собирается список доставок со статусами.