Учёт проката в Excel: бесплатный шаблон таблицы и её пределы
Учёт проката в Excel работает, если разделить данные на два листа: каталог (одна строка — одна единица инвентаря) и журнал выдач (одна строка — позиция в заказе, с датами и залогом). Скачайте бесплатный шаблон в CSV, откройте в Excel или Google Таблицах и добавьте три формулы ниже — получится рабочая таблица для небольшого проката.
Обновлено · Редакция ProkatDesk
Какие колонки в шаблоне
Каталог и парк
Инв. № · Наименование · Категория · Серийный № · Дата покупки · Стоимость покупки, руб. · Оценочная стоимость для залога, руб. · Цена аренды за сутки, руб. · Обеспечительный платёж, руб. · Состояние · Статус (доступна / выдана / в ремонте / списана) · Дата последнего ТО · Комментарий
Журнал выдач и возвратов
№ заказа · Дата брони · Клиент (ФИО) · Телефон · Инв. № · Наименование · Кол-во · Выдача: дата и время · Возврат по плану: дата и время · Возврат по факту: дата и время · Цена за сутки, руб. · Суток · Сумма аренды, руб. · Оплачено, руб. · Способ оплаты · Обеспечительный платёж, руб. · Удержано из платежа, руб. · Возвращено клиенту, руб. · Основание удержания · № договора / акта · Статус (бронь / выдан / возвращён / отменён) · Комментарий
Как настроить таблицу
- 1
Скачайте оба файла
Каталог и журнал выдач — два CSV. Excel откроет их двойным щелчком: кодировка и разделитель уже настроены.
- 2
Сохраните как книгу Excel
«Файл → Сохранить как → Книга Excel (.xlsx)», затем перенесите журнал вторым листом в книгу каталога. В CSV формулы и форматирование не сохраняются.
- 3
Заполните каталог поштучно
У каждой единицы — свой инвентарный номер, даже у одинаковых велосипедов. Номер наклейте или напишите маркером на саму вещь.
- 4
Добавьте формулы в журнал
Сутки, сумма аренды, остаток залога к возврату и флаг пересечения броней — формулы ниже, для второй строки; протяните их вниз.
- 5
Включите фильтры
«Данные → Фильтр» по статусу и инвентарному номеру: так видно, что сейчас выдано и кто должен вернуть сегодня.
Формулы для журнала выдач
Буквы колонок — как в шаблоне журнала: E — инв. №, G — количество, H — выдача, I — плановый возврат, K — цена за сутки, P — обеспечительный платёж, Q — удержано, U — статус.
Суток аренды (L)
=ОКРУГЛВВЕРХ(I2-H2;0)Разница между плановым возвратом и выдачей, неполные сутки — вверх. Колонки H и I должны быть в формате «дата и время».
Сумма аренды (M)
=K2*L2*G2Цена за сутки × сутки × количество.
Вернуть из залога (R)
=P2-Q2Обеспечительный платёж минус удержание.
Пересечение броней (W, новая колонка)
=СЧЁТЕСЛИМН($E:$E;E2;$H:$H;"<"&I2;$I:$I;">"&H2;$U:$U;"<>отменён")>1ИСТИНА, если та же единица (инв. №) уже занята в пересекающийся период. Формула только подсвечивает конфликт — запретить сохранить строку она не может.
Excel или программа для проката: честное сравнение
| Таблица Excel | Программа для проката | |
|---|---|---|
| Стоимость | Бесплатно, если Excel уже есть; Google Таблицы бесплатны | В ProkatDesk бесплатный тариф — до 5 товаров и 1 пользователь; платные — от 890 ₽/мес |
| Двойная бронь | Формула подсветит пересечение, но сохранить конфликтную строку не помешает | Бронь на занятую единицу не сохраняется — проверка на уровне данных |
| Что свободно на даты | Фильтровать и сверять глазами | Календарь занятости по каждой единице, свободное видно сразу |
| Залог | Колонки рядом с выручкой — легко сложить в одну сумму | Отдельный учёт залога: внесён, удержан частично, возвращён |
| Несколько сотрудников | Одновременная правка файла конфликтует, прав доступа по ролям нет | Роли сотрудников, каждый работает в своём окне |
| Онлайн-брони | Нет — клиенты спрашивают наличие в мессенджере | Онлайн-витрина с реальным наличием (с тарифа «Старт») |
| Чистка и ТО между арендами | Держать в голове или отдельной колонкой | Буферы и записи обслуживания блокируют единицу в календаре |
| Гибкость | Любые свои колонки и отчёты | Структура задана программой, данные можно выгрузить |
| Порог входа | Все умеют | Нужно перенести каталог — один раз |
Excel достаточно, если
- позиций немного и каждая — уникальная вещь;
- выдаёт и принимает один человек;
- брони редко идут встык и почти не пересекаются;
- онлайн-записи нет, клиенты звонят или пишут.
Пора переходить, если
- выдают двое и больше — появляются «я думал, ты записал»;
- уже была двойная бронь или клиент приехал за вещью, которая в ремонте;
- полдня уходит на ответы «а свободно ли на субботу»;
- в конце месяца не сходится, где выручка, а где залоги к возврату.
Частые вопросы
Почему CSV, а не готовый файл .xlsx?+
CSV открывается в любой версии Excel, в Google Таблицах, LibreOffice и «Мой Офис» без предупреждений о макросах. После открытия сохраните файл как книгу .xlsx — формулы и форматирование будут храниться уже в ней.
Файл открылся одной колонкой или с «кракозябрами» — что делать?+
Шаблон сохранён в UTF-8 с меткой BOM и разделителем «;» — русский Excel понимает его сам. Если у вас английская версия с разделителем «,», откройте через «Данные → Из текстового/CSV-файла» и укажите разделитель «точка с запятой» и кодировку UTF-8.
Можно ли вести учёт проката в Google Таблицах?+
Да, импортируйте CSV через «Файл → Импорт». Формулы работают так же, только имена функций английские: ROUNDUP вместо ОКРУГЛВВЕРХ, COUNTIFS вместо СЧЁТЕСЛИМН, а разделитель аргументов — запятая.
Как потом перенести таблицу в программу?+
В ProkatDesk каталог переносится из таблицы — поможем с импортом. Поэтому поштучный каталог с инвентарными номерами из этого шаблона пригодится и после перехода.
Ещё по теме
ProkatDesk
Те же колонки, но двойную бронь не сохранить
Каталог по единицам, календарь занятости и залог отдельно от выручки. Бесплатный тариф — до 5 товаров и один пользователь, навсегда и без карты.