Содержание
Когда хватает таблицы
Если у вас несколько вещей, вы работаете один и брони редко пересекаются, таблица справится. Для старта есть наш шаблон учёта проката в Excel с проверкой пересечения броней.
Пора искать программу, когда появляется хотя бы одно из этого:
- брони на будущие даты пересекаются, и вы уже раз пообещали вещь двоим;
- на выдаче работает не только владелец;
- залоги путаются с выручкой, и непонятно, сколько вы заработали;
- вы не знаете, какие вещи окупились, а какие лежат;
- клиенты спрашивают «что свободно на выходные», и вы каждый раз идёте на склад.
Обязательное: без этого программа для проката не нужна
- Бронь на занятые даты не сохраняется. Проверка идёт в момент сохранения брони.
- Учёт по каждому экземпляру: у одинаковых вещей разное состояние и история.
- Учёт количеством для одинаковых мелочей: стулья, секции, расходники. Свободный остаток считается на даты.
- Залог отдельно от арендной платы: сумма, удержание за ущерб с причиной, возврат остатка.
- Приём возврата: что вернулось, что нет, что сломано. Сломанное не попадает в следующую бронь.
- Просрочки видны сразу, штраф за просроченные сутки считается сам.
- Карточка клиента с историей заказов и отметкой о проблемных клиентах.
Важное, когда прокат растёт
- Роли сотрудников: приёмщику не нужны отчёты и тарифы.
- Коды экземпляров и приём возврата сканером.
- Комплекты: вещь с аксессуарами одной строкой в заказе.
- Отчёты: выручка, загрузка и окупаемость каждой единицы.
- Выгрузка данных файлом для бухгалтерии.
- Работа с телефона: выдача и возврат часто идут не за компьютером.
По ситуации
| Функция | Кому нужна |
|---|---|
| Онлайн-витрина с наличием на даты | Если клиенты приходят из соцсетей и объявлений и спрашивают свободные даты |
| Кнопка брони на свой сайт | Если сайт уже есть |
| Доставка в заказе и список на день | Event, стройоборудование, крупная техника |
| Бронь по часам | Сапы, велосипеды, электромобили, всё, что берут на пару часов |
| Несколько точек выдачи | Если точек больше одной |
Вопросы, которые стоит задать перед выбором
- 1.Где деньги клиентов? Проходят ли оплаты через сервис и берёт ли он комиссию с оборота.
- 2.Что будет в межсезонье? Можно ли не платить несколько месяцев и не потерять данные.
- 3.Можно ли выгрузить свои данные? Клиенты, каталог, заказы.
- 4.Чего программа не умеет? Честный список ограничений говорит о сервисе больше, чем список функций.
- 5.Можно ли начать бесплатно на своих вещах? Лучшая проверка: ваш собственный прокат.
Как на эти пункты отвечает ProkatDesk
- Брони. Бронь на занятые даты не сохранится, ни в кабинете, ни на витрине. Для экземпляров проверяется каждая вещь, для количества остаток на даты.
- Залог. Ведётся отдельно от выручки: сумма, способ, удержание с причиной, возврат.
- Возврат. Код считывается сканером или камерой телефона на приёме возврата, повреждённое уходит в ремонт и закрыто для броней.
- Просрочка. Штраф за каждые просроченные сутки считается сам, клиенту уходит письмо.
- Деньги клиентов. Идут вам напрямую, комиссии с оборота нет. Вы платите только за тариф, без автосписаний: не продлили, и прокат перешёл на Free с сохранением данных.
- Выгрузка. Клиенты, каталог и заказы выгружаются в CSV.
Чего пока нет: печати договора и акта из заказа, онлайн-оплаты на витрине, SMS и мессенджеров (клиентам уходят письма), импорта из 1С. Тариф Free бесплатный: до 5 товаров и один пользователь. Онлайн-витрина с тарифа «Старт» за 890 ₽ в месяц.
Как устроить выдачу и возврат, разобрано на примере инструмента в статье сдача инструмента в аренду. Для мероприятий, где много броней на одни выходные, посмотрите разбор аренда звукового и светового оборудования. А если прокат ещё только в планах, начните со статьи прокат как бизнес.
Чем программа для проката отличается от складского учёта?
Складской учёт отвечает на вопрос «сколько лежит сейчас». Прокату нужно знать, что свободно на конкретные даты в будущем, у кого вещь сейчас и когда вернётся, сколько взято в залог. Это другая логика.
Есть ли бесплатная программа для проката?
В ProkatDesk есть бесплатный тариф Free: до 5 товаров и один пользователь, без ограничения по сроку. На нём можно проверить учёт на своих вещах.
Можно ли вести прокат с телефона?
Да. Кабинет работает в браузере телефона, его можно поставить иконкой на главный экран. На приёме возврата камера телефона читает коды экземпляров.
Нужна ли программа, если у меня всего несколько вещей?
Не обязательно. Пока брони не пересекаются и вы работаете один, хватит таблицы. Программа окупается, когда начинаются пересечения броней, сотрудники и залоги.
Что для этого есть в ProkatDesk
Разделы продукта, которые закрывают задачи из этого материала.
Календарь доступности и защита от двойных броней
Бронь на занятые даты система не сохранит, ни у вас, ни на витрине. Для поштучных вещей проверяется каждый экземпляр, для товаров с количеством остаток на даты. На шкале видно, что выдано, что забронировано и что в ремонте.
Учёт залога и удержаний в прокате
Залог - деньги клиента, которые вы вернёте, если вещь цела. ProkatDesk ведёт его отдельно от выручки: сколько взяли, сколько удержали за ущерб и сколько вернули, с причиной по каждой позиции.
Онлайн-витрина для проката: бронь на сайте с реальным наличием
Онлайн-витрина ProkatDesk - готовая страница вашего проката по адресу prokatdesk.ru/s/ваш-прокат. Клиент видит каталог с ценами и залогом, выбирает даты, видит, что свободно именно на них, и оставляет заявку. Заявка сразу резервирует вещи в том же календаре, что и кабинет, поэтому двойной брони не будет.