Склад реквизита для мероприятий: как вести учёт и бронь

Чем склад для мероприятий отличается от обычного проката

В прокате велосипедов клиент берёт одну-две вещи, и каждая вещь со своим номером. На складе для мероприятий всё наоборот:

• Вещи однородные и считаются количеством. Стулья, скатерти, бокалы, подсвечники никто не различает по номерам.
• Один заказ состоит из десятков позиций. Мебель, текстиль, посуда и декор едут одной машиной на одну площадку.
• Срок заказа длиннее самого события. Вещи уезжают накануне на монтаж, а возвращаются после демонтажа, иногда на следующий день.
• Возврат приходит партиями. Часть вещей привозят сразу, часть позже, часть грязная, часть разбита.
• Клиент часто бизнес. Агентство, ресторан, площадка или организатор, с которыми работаете не один раз.

Отсюда и требования к учёту: он должен знать не «сколько стульев у нас вообще», а «сколько свободно на каждый день нужного периода».

Что вести количеством, а что поштучно

Граница простая: если клиенту всё равно, какой именно экземпляр он получит, и вещи одинаково изнашиваются, ведите количеством. Если у вещи своя история ремонтов или она дорогая, ведите поштучно. Подробнее о маркировке и статусах в материале про инвентаризацию в прокате.

Как считать остаток на дату

Бронь занимает вещи на весь период: от выезда со склада до возвращения и подготовки к следующему заказу. Если стулья уезжают в пятницу на монтаж, а в понедельник их моют, то для склада заказ длится с пятницы по понедельник, даже если свадьба только в субботу.

Дальше важно, как считать свободное количество. Частая ошибка таблицы: из общего запаса вычитают все брони, которые хоть как-то пересекаются с новым периодом. Это занижает остаток.

Правильный способ: для каждого дня нужного периода посчитать, сколько занято, и взять самый загруженный день. Свободный остаток на период равен общему запасу минус занятое в этот день. Обратная ошибка опаснее: если смотреть только на первый день заказа, можно не заметить бронь в середине периода и пообещать одни и те же стулья двум клиентам. Как устроена проверка пересечений в общем случае, разобрано в материале про двойные брони.

Как принимать заявку на много позиций

Заявку на мероприятие подтверждайте целиком. Если одной позиции не хватает, скажите об этом сразу и предложите замену: другой цвет скатертей, другую модель стульев. Тихо подтвердить «почти всё» хуже всего: недостачу обнаружат на площадке за час до гостей.

На пиковые даты, когда отказ за день до события оставляет вас с пустым складом в разгар сезона, разумно брать предоплату. Как её оформлять и чем она отличается от залога, разобрано в материале про онлайн-брони.

Выезд на площадку и возврат

Если часть вещей возвращается позже, ведите это в учёте: вернувшееся освобождается для следующих заказов, остальное числится за клиентом до фактического возврата. Иначе календарь покажет свободными стулья, которые ещё стоят на чужой площадке.

Бой, потери и залог

Бокалы бьются, скатерти рвутся, мелкий декор теряется. Договоритесь о цене боя и потери по каждой позиции до выезда и запишите её в договоре или заявке: тогда разговор после события сводится к пересчёту, а не к спору. Залог для массового реквизита удобнее считать от суммы заказа, а не от стоимости каждой вещи. Как выбрать размер и оформить удержание, разобрано в материале про залог в прокате.

Пересчёт склада после сезона

• Пересчитайте каждую позицию и сравните с учётом. Расхождение в количестве опаснее, чем кажется: учёт обещает клиентам вещи, которых уже нет.
• Спишите бой и потерянное, уменьшите общий запас позиции.
• Отправьте в ремонт и химчистку то, что нельзя выдавать, и отметьте это в учёте.
• Посмотрите на отказы. Позиции, на которые в сезон не хватало количества, кандидаты на докупку. Как решать, что докупать, разобрано в материале про окупаемость позиции.

Таблица или программа

Пока заказов в неделю немного и склад ведёт один человек, таблица справится. Возьмите шаблон учёта проката в Excel: каталог и журнал выдач с формулами уже готовы. Но учтите его предел: проверка пересечений в таблице считает строки, а не штуки, поэтому остаток на даты по количеству придётся сверять самим.

Программа нужна, когда заказы на одни даты идут пачками, выдают несколько человек или клиенты хотят видеть наличие сами, без звонка.

Как это устроено в ProkatDesk

• Количеством или поштучно. Тип учёта задаётся у каждого товара: стулья количеством, свет и звук поштучно с кодом.
• Бронь сверх остатка не сохранится. Если на эти даты свободно меньше, чем в заказе, система не даст оформить бронь.
• Корзина на онлайн-витрине (с тарифа «Старт»): клиент собирает стулья, столы и декор в одну заявку и видит, хватает ли количества на выбранные даты. Корзину мы сделали в сентябре 2026 года по письму прокатчика инвентаря для мероприятий.
• Комплекты. Набор позиций заводится один раз и добавляется в заказ целиком.
• Возврат по позициям. Вернувшиеся позиции освобождаются, остальные числятся за клиентом, заказ закрывается, когда вернулось всё.
• Доставка в заказе: адрес, время, водитель и стоимость.