Содержание
Где теряется инструмент
- Одинаковые вещи без номеров. Три одинаковых болгарки. Клиент вернул одну с трещиной на корпусе, и непонятно, его это или прошлого.
- Комплект на словах. Кейс, буры, пыльник, ключ патрона. При возврате половины нет, а в бумагах написано просто «перфоратор».
- Возврат без проверки. Инструмент забрали в спешке, поломку нашёл следующий клиент.
- Брони в голове или в чате. Одна вещь обещана двоим, а третью никто не вспомнил.
- Просрочки без последствий. Клиент держит инструмент лишнюю неделю, и вы не можете выдать его другим.
Подготовка: номер у каждой единицы
Каждый экземпляр должен отличаться от соседнего. Подойдёт заводской серийный номер или ваша наклейка с кодом. Номер пишется в карточку вещи, в акт и в заказ. Тогда в споре понятно, какая именно болгарка уехала к клиенту.
Расходники и мелочь, которые не отличаются друг от друга, можно вести количеством: буры одного диаметра, диски, перчатки. Дорогую оснастку лучше вести так же поштучно, как сам инструмент.
| Что | Как учитывать | Почему |
|---|---|---|
| Перфораторы, болгарки, пилы | Поштучно, с серийным номером | Разное состояние и история ремонтов |
| Аккумуляторы | Поштучно | Ёмкость падает по-разному, их часто путают |
| Кейсы и зарядки | Комплектом к инструменту | Иначе теряются первыми |
| Буры, диски, биты | Количеством | Одинаковые и расходуются |
Выдача инструмента по шагам
Проверить бронь
Убедиться, что именно этот экземпляр свободен на нужные даты и не стоит в ремонте.
Включить при клиенте
Показать, что инструмент работает. Это ваша обязанность и лучшая защита от фразы «он сразу не работал».
Собрать комплект по списку
Кейс, насадки, зарядка, аккумуляторы. Каждую позицию назвать вслух и записать.
Зафиксировать состояние
Видимые царапины и сколы записать в акт, сфотографировать инструмент с номером.
Принять залог
Сумму и способ записать отдельно от арендной платы. Паспорт в залог брать нельзя: перепишите его данные с согласия клиента.
Назвать срок возврата
Дату и время. И сразу сказать, сколько стоят просроченные сутки.
Что записать в договор и акт, подробно разобрано в статье договор аренды оборудования и акт.
Приёмка после возврата
Что проверить при возврате
- Номер экземпляра совпадает с выданным.
- Комплект полный, по тому же списку, что при выдаче.
- Инструмент включается и работает на всех режимах.
- Нет новых трещин, сколов, следов перегрева.
- Аккумуляторы держат заряд.
- Инструмент чистый или понятно, сколько стоит чистка.
Если нашли поломку, решите сразу: удержать из залога, выставить счёт или списать как износ. Сломанный инструмент отложите и отметьте как «в ремонте». Пока его не починили, выдавать его нельзя.
Просрочка и невозврат
Просрочка бьёт дважды: вы не получаете плату за сутки и не можете выдать вещь следующему клиенту. Напомните клиенту о возврате в день срока. Штраф за просроченные сутки пропишите в договоре заранее. Если клиент пропал, порядок действий разобран в статье клиент не вернул вещь.
Как вести сдачу инструмента в ProkatDesk
- Код у каждого экземпляра. Заводской штрих-код или ваша наклейка. На приёме возврата код считывается сканером или камерой телефона, и система находит заказ и клиента. Наклейки программа не печатает, их делаете вы.
- Занятость по каждой единице. Бронь на занятые даты не сохранится. Инструмент в ремонте закрыт для броней, пока запись обслуживания открыта.
- Комплекты. Перфоратор с кейсом и оснасткой собирается в каталоге один раз и добавляется в заказ целиком.
- Залог отдельно от выручки. Сумма, способ, удержание за ущерб с причиной и возврат остатка.
- Просрочка. Штраф за каждые просроченные сутки считается сам, клиенту уходит письмо в день возврата и при просрочке.
- Отчёты. Загрузка и окупаемость каждой единицы: видно, какой инструмент работает, а какой лежит.
На бесплатном тарифе можно завести до 5 товаров и проверить порядок на своём инструменте. Если вы только считаете, стоит ли запускать прокат, начните с бизнес-плана проката инструмента. А чтобы понять, когда клиенту выгоднее арендовать, чем купить, посмотрите разбор аренда инструмента или покупка.
Как не перепутать одинаковые инструменты?
Дайте каждому экземпляру свой номер: серийный или наклейку с кодом. Номер пишите в акт и заказ. Тогда видно, какая единица у какого клиента.
Нужно ли проверять инструмент при клиенте?
Да. Включите его при клиенте и отметьте в акте, что он исправен. Это защищает от спора «сломан был с самого начала».
Что делать, если вернули не весь комплект?
Сверить с актом выдачи, записать, чего не хватает, и решить вопрос по договору: удержать стоимость из залога или договориться о возврате недостающего.
Как учитывать аккумуляторы?
Поштучно, как отдельные экземпляры. Ёмкость у них падает по-разному, и при поштучном учёте видно, какой аккумулятор пора списать.
Можно ли брать паспорт в залог за инструмент?
Нет. Паспорт в залог брать нельзя. Перепишите паспортные данные с согласия клиента, а в залог возьмите деньги.
Что для этого есть в ProkatDesk
Разделы продукта, которые закрывают задачи из этого материала.
Коды экземпляров: возврат и поиск по сканеру
У каждого экземпляра свой код. На возврате вы считываете его сканером или камерой телефона, и система находит заказ, клиента и то, что ещё не вернули. Повреждённую вещь отмечаете тут же, и она уходит в ремонт.
Учёт залога и удержаний в прокате
Залог - деньги клиента, которые вы вернёте, если вещь цела. ProkatDesk ведёт его отдельно от выручки: сколько взяли, сколько удержали за ущерб и сколько вернули, с причиной по каждой позиции.
Штраф за просрочку и подготовка вещей между арендами
Клиент вернул позже срока: штраф за каждые просроченные сутки система посчитает сама. Вещь надо почистить или проверить: запись обслуживания снимет её с выдачи до готовности.